부동산등기법 강의 노트 004 :: 등기사항증명서, 수작업폐쇄등기부, 등기기록, 등기신청서, 부속서류

 

등기부의 일부로 보는 장부

등기부, 폐쇄한 등기기록, 신탁원부, 공동담보(전세)목록, 도면, 매매목록 → 영구히 보존한다.

공동담보(전세)목록 → 등기부의 일부로서 영구보존장부로 변경되었다.

 

신청사건처리에 관한 장부

기타 문서 접수장, 결정원본 편철장, 이의신청서류 편철장, 사용자등록신청서류 등 편철장 → 10년간 보존(접수, 원본, 신청 등)한다.

부동산등기신청서 접수장, 신청서 기타 부속서류 편철장, 신청서 기타 부속서류 송부부 → 5년간 보존(부속서류 등)한다.

각종 통지부, 열람신청서류편철장, 제증명신청서류편철장 → 1년간 보존한다.

확정일자부 → 20년간 보존한다.

 

보존기간의 기산점

장부의 보존기간은 해당 연도의 다음 해부터 기산한다.

2012년 7월 4일 접수된 신청서(보존기간 5년) → 그 다음 해인 2013년 1월 1일부터 기산 → 5년이 되는 2017년 12월 31일까지 보존한 후 폐기한다.

 

장부의 폐기

보존기간이 종료된 장부 또는 서류는 지방법원장의 인가를 받아 보존기간이 종료되는 해의 다음 해 3월말까지 폐기한다.

보존기간의 종료일이 2017년 12월 31일까지인 경우 → 서류의 폐기는 2018년 3월말까지 해야 한다.

확정일자부 → 저당권을 설정하고 차용증을 만들면 모두 등기소로 감 → 등기소에서 직접 본인들이 확정일자를 받는다.

양도담보증서편철장 → 이해관계자가 이해관계 있는 부분만 열람할 수 있다.

 

 

등기부의 부속서류

전쟁 및 천재지변이나 그 밖에 이에 준하는 사태를 피하기 위한 경우 외에는 등기소 밖으로 옮기지 못한다.

 

신청서나 그 밖의 부속서류

전쟁 및 천재지변이나 그 밖에 이에 준하는 사태를 피하기 위한 경우, 법원의 명령 또는 촉탁이 있는 경우 → 등기소 밖으로 옮길 수 있다.

법원의 명령 또는 촉탁 → 법원의 명령이라 함은 문서제출명령, 압수 또는 제출명령을 의미하고, 촉탁이라 함은 문서송부촉탁을 의미한다.

법원에 송부하는 경우 → 등기관이 법원으로부터 신청서 그 밖의 부속서류 의 송부명령 또는 촉탁을 받았을 때 → 관계가 있는 부분만 법원에 송부하여야 한다.

신청서 기타 부속서류 송부부를 작성하고 사본을 만들어서 보관하고 원본을 법원에 보내준다.

법관이 발부한 압수영장에 의하여 수사기관이 압수할 수 있다.

 

 

등기부 및 부속서류 등의 손상과 복구

등기부의 전부 또는 일부가 손상되거나 손상될 염려가 있을 때에는 대법원장은 대법원규칙으로 정하는 바에 따라 등기부의 복구 및 손상방지 등 필요한 처분을 명령할 수 있다.

전산등기부 → 등기정보중앙관리소 → 법원행정처 ← 대법원에서 위임한다.

수작업(폐쇄)등기부, 신청서 기타 부속서류 → 등기소 ← 지방법원에서 위임한다.

 

위조등기부를 발견한 경우 처리

등기상 이해관계인이 없는 경우 → 위조등기 명의인에게 통지할 필요 없이 직권말소한다.

등기상 이해관계인이 있는 경우 → 그 제3자(등기상 이해관계인)에게만 통지하고, 이의가 있는 때에는 이를 각하하고 직권말소한다.

등기관의 심사권 범위 내에서 첨부서면의 진위 여부를 신중히 판단하여 위조문서 등에 터잡은 등기가 경료되는 일이 없도록 한다.

특히, 토지에 대하여 등기필정보 또는 등기필증을 첨부하지 아니하고 소유권이전 등 → 등기필증의 접수인 및 신청인의 동일성 여부 등을 확인한다.

 

첨부서면을 위조하여 등기가 이루어진 경우

등기된 사항이 위조된 첨부문서(공문서, 인감증명 등)에 의한 것이 확인된 경우 → 등기관은 등기기록의 표제부의 좌측 상단에 위조된 문서에 의하여 등기된 사항이 있다는 취지를 부전한다.

등기부상 전 소유명의인(소유권이전의 등기) 또는 현 소유명의인(소유권이외의 권리) 등 기타 이해 관계인에게 별지 양식에 의하여 통지 → 통지를 받을 자의 주소가 불명인 경우에는 통지를 하지 않을 수 있고, 통지해야 할 자가 다수인 경우에는 그 중 1인에게 통지할 수 있다.

위임장의 경우는 공문서가 아님 → 소송까지 진행해야 위조 여부를 알 수 있다.

 

등기사항증명서의 발급

등기사항증명서 → 등기사항에 대한 증명서, 등기기록에 기록되어 있는 사항의 전부 또는 일부를 증명하는 서면을 말한다.

어느 부동산에 대해 등기기록이 전부 나오는 것이 등기부등본, 페이지를 발췌한 것이 등기부초본이다.

등기신청사건이 진행 중인 경우 → 그 부동산에 등기신청사건이 접수되어 처리 중에 있다는 뜻을 등기사항증명서에 표시하여 발급 할 수 있다.

 

등기사항증명서를 발급 시 → 등기사항증명서의 종류를 명시하고, "이 증명서는 등기기록의 내용과 틀림 없음을 증명합니다"라는 증명문, 발급연월일과 '법원행정처 등기정보중앙관리소 전산운영책임관'이라고 표시하고 전자이미지관인을 기록해야 한다.

등기기록의 관할등기소 및 신청인이 교부청구를 한 등기소를 공시하기 위해 관할등기소와 발행등기소의 명칭을 표시한다.

등기사항증명서가 여러 장으로 이루어진 경우에는 연속성을 확인할 수 있는 조치를 하여 발급한다.

부동산등기사항증명서에 기록될 사항이 없는 갑구 및 을구의 표시에 대한 공시 방법을 개선 → "기록사항 없음"으로 표시한다.

 

신탁원부, 공동담보(전세)목록, 도면, 매매목록 또는 공장저당목록은 등기사항증명서의 발급신청 시 → 그에 관한 신청이 있는 경우에 한하여 발급한다.

신탁원부, 공동담보(전세)목록, 도면, 매매목록 또는 공장저당목록과 등기사항증명서 → 신청 시 합철하여 1통의 등기사항증명서로 발급한다.

등기사항증명서의 위조, 변조 방지를 위한 조치 → 발급확인번호 12자리를 부여한다(복사방지장치는 삭제).

등기사항증명서의 진위여부를 확인 → 발급일로부 터 3월 이내에 5회, 현재 확인시점의 등기기록이 화면에 나타난다.

 

발급 가능한 등기사항증명서의 종류

등기사항전부증명서(말소사항 포함) → 말소된 등기사항을 포함하여 등기기록에 기록된 사항의 전부를 증명하는 증명서이다.

등기사항전부증명서(현재 유효사항) → 현재 효력이 있는 등기사항 및 그와 관련된 사항을 증명하는 증명서이다.

등기사항일부증명서(특정인 지분) → 특정 공유자의 지분 및 그 지분과 관련된 사항을 공시하기 위한 증명서이다.

등기사항일부증명서(현재 소유 현황) → 해당 부동산의 현재 소유자(공유자)만을 밝히고, 공유의 경우에는 공유지분을 증명하는 증명서이다.

등기사항일부증명서(지분 취득 이력) → 해당 지분의 취득경위와 관련한 등기사항만을 발췌하여 증명하는 증명서이다.

등기사항일부증명서(일부사항) → 이미지폐쇄등기부(전산이기 전)에 기재된 사항 중 신청인이 청구한 일부 면을 증명하는 증명서이다. 단, 폐쇄된 수작업등기부를 촬영한 이미지 폐쇄등기부의 등기사항증명서로는 등기사항전부증명서(말소사항 포함)만 발급된다.

말소사항포함 등기부등본 → 말소된 등기사항을 포함하여 수작업폐쇄등기부에 기재한 사항의 전부를 증명하는 등본을 말한다.

일부사항증명 등기부초본 → 수작업폐쇄등기부에 기재된 사항 중 신청인이 청구한 일부 면을 증명하는 초본을 말한다.

 

전산이기 전 이미지 폐쇄 등기부 → 등기사항전부증명서(말소사항 포함), 등기사항일부증명서(일부사항) → 이미지형태의 등기부를 말한다.

전산이기 후 이미지 폐쇄 등기부 → 등기사항전부증명서(말소사항 포함) → 이미지형태의 등기부를 말한다.

AROS 등기부 → 등기 상호 간에 내부적인 연결관계정보가 있기 때문에 → 등기사항전부증명서(말소사항 포함, 현재 유효사항), 등기사항일부증명서(특정인 지분, 현재 소유현황, 지분 취득 이력)를 모두 발급할 수 있다.

AROS TEXT 등기부 → 내부적인 연결관계정보 없이 수작업등기부에 기재하던 방식으로 관리하는 등기부 → 등기사항전부증명서(말소사항 포함)만 발급할 수 있다.

 

등기사항증명서의 발급방법에 따른 발급절차

유인발급기 → 발급 통수가 11통 이상의 경우에 는 발급신청서를 제출하여야 한다.

무인발급기 → 등기사항전부증명서(말소사항포함, 현재 유효사항)에 한하여 가능하며, 매수가 16장 이상인 경우, 분량과 내용(국가의 중요설비 등)에 따라 제한할 수 있다.

인터넷에 의한 등기사항증명서의 발급 → 등기기록상 갑구 및 을구의 명의인이 500인 이상인 경우, 분량과 내용에 따라 제한할 수 있다.

 

수작업폐쇄등기부의 등본 및 초본 신청

교부신청서에 해당 부동산의 종류, 소재지번, 신청통수, 발급받고자 하는 등본 및 초본의 종류 등을 특정하고 수작업 폐쇄등기부임을 표시하여 신청한다.

수작업폐쇄등기부의 일부사항증명 등기부초본을 발급신청하는 경우 → 발급받고자 하는 등기부의 면을 특정하여 신청하여야 한다.

 

수작업폐쇄등기부 등본 및 초본의 발급

수작업폐쇄등기부 전부를 등사하는 방법으로 작성, 수작업폐쇄등기부초본은 신청인이 특정한 수작업폐쇄등기부의 일부 면을 등사하는 방법으로 발급한다.

어느 경우이든 폐쇄등기부임을 표시하여야 한다.

 

수작업폐쇄등기부 등본 및 초본의 증명

등기부와 동일양식, 말미에 등기부의 내용과 다름이 없음을 증명하는 내용의 증명문을 기재, 발급연월일과 등기관이라는 표시 및 그 성명을 적은 후 직인을 찍어야 하며, 여러 장인 경우에는 연속성을 확인할 수 있는 조치를 하여 발급하여야 한다.

 

이미지폐쇄등기부 등기사항증명서의 발급

등기사항전부증명서(말소사항 포함), 신청인이 청구한 일부 면을 증명하는 등기사항일부증명서(일부사항)를 발급할 수 있다.

이미지폐쇄등기부 등기사항증명서 발급 및 등기기록의 열람 → 주민등록번호 등을 가리고(음영화 작업) 발급, 인터넷에 의한 발급예약 및 열람예약이 가능하다.

이미지폐쇄등기부 등기사항일부증명서(일부사항) 신청을 위한 등기기록 열람의 경우 → 열람수수료는 면제된다.

 

등기기록의 열람

이해관계가 없더라도 누구든지 수수료를 내고 등기기록에 기록된 사항의 전부나 일부를 열람할 수 있다.

등기기록 → 도면, 공동담보목록, 신탁원부, 폐쇄등기부 등을 포함한다.

등기기록의 열람 신청은 관할등기소가 아닌 등기소에서도 가능하다.

 

전산시스템을 통한 등기기록의 열람절차

신청인은 등기소에 비치된 컴퓨터의 화면을 보는 방법으로 등기기록을 열람한다.

 

인터넷에 의한 등기기록의 열람방법

등기기록에 기록되어 있는 내용의 전부 또는 일부를 인터넷을 통하여 볼 수 있다.

등기신청사건이 접수되어 처리 중인 경우 → 열람 및 발급할 수 있다. 단, 그 부동산에 등기신청사건이 접수되어 처리 중에 있다는 뜻을 등기사항증명서에 표시하여 발급할 수 있다.

재열람 → 최초의 열람 후 1시간 이내에는 재열람을 할 수 있고, 재열람 당시의 등기기록을 보여준다. 서비스 시간이 종료 시에는 다음 업무일 1시간 이내에 재열람을 할 수 있다.

 

수작업폐쇄등기부의 열람방법

등본 및 초본 발급업무담당자는 신청서에 기재된 신청인의 성명, 주민등록번호 및 주소를 제출된 신분증과 대조 및 호가인 후 신청순서에 따라 열람하도록 한다.

열람은 지정된 열람석에서만 하고, 등기과장 및 등기소장은 열람 시 등본 및 초본발급업무담당자를 동석하게 한다.

열람을 위하여 교부된 등기부는 등본 및 초본 발급업무담당자 외에는 임의로 반출할 수 없다.

 

등기신청서나 부속서류에 대한 열람

등기기록의 부속서류(등기신청서, 첨부서면) → 이해관계 있는 부분만 열람을 청구할 수 있다.

따라서, 등기신청서, 첨부서면, 수작업폐쇄등기부는 이해관계 있는 자만이 열람할 수 있으므로 신분을 확인해야 한다.

등기기록의 일부인 도면, 공동담보목록, 신탁원부 등을 열람하려는 경우 → 부속서류가 아니므로 이해관계는 없어도 된다.

근저당권설정자 → 그 근저당권을 이전하는 등기의 신청정보 및 첨부정보를 열람할 수 있다(이의신청은 불가능).

 

부동산등기 신청정보 및 첨부정보의 열람에 관한 업무처리지침

열람업무담당자 → 등기관의 지시에 따라 열람에 관한 업무를 처리한다.

열람신청인 → 당사자 및 그 포괄승계인, 등기의 실행으로 직접 법률상 이해관계를 가지거나, 법률상의 이해관계에 영향받음을 소명한 자이다.

 

※ 열람신청인의 예시

- 매도인의 상속인 → 매매를 원인으로 하는 소유권이전등기의 신청정보 및 첨부정보를 열람할 수 있다.

- 유증자의 상속인 → 그 유증을 원인으로 유언집행자와 수증자가 공동으로 신청한 소유권이전등기의 신청정보 및 첨부정보를 열람할 수 있다.

- 장래 가등기에 의한 본등기를 할 때 직권말소의 대상이 되는 등기의 명의인 → 해당 가등기의 신청정보 및 첨부정보를 열람할 수 있다.

- 근저당권자 → 그보다 앞선 순위에 있는 근저당권설정등기의 신청정보 및 첨부정보를 열람할 수 있다. 나중의 순위의 것은 열람할 수 없다.

- 근저당권설정자 → 그 근저당권을 이전하는 등기의 신청정보 및 첨부정보를 열람할 수 있다.

- 위탁자나 수익자 → 수탁자로부터 제3자에게 신탁부동산의 소유권을 이전하는 등기의 신청정보 및 첨부정보를 열람할 수 있다.

- 가등기에 대한 사해행위취소를 원인으로 하는 말소등기청구권을 피보전권리로 하는 가처분권자는 그 가등기의 신청정보 및 첨부정보를 열람할 수 있다.

- 종원명부, 결의서, 회의록, 판결 및 족보 등으로 종중원임을 확인할 수 있는 자 → 종중이 당사자인 등기신청사건의 신청정보 및 첨부정보를 열람할 수 있다.

- 자격자대리인이 등기신청사건을 위임받아 등기를 마친 후에 그 등기의 신청정보 및 첨부정보에 대하여 열람을 신청한 경우 → 열람에 대한 별도의 위임이 없다면 신청 정보, 위임장 및 확인정보를 제외한 다른 첨부정보는 열람할 수 없다.

- 단순히 부동산을 매수하고자 하는 자나 소유권이전(보존)등기의 명의인에 대하여 금전채권을 가지고 있음에 불과한 자 → 그 소유권이전(보존)등기의 신청정보 및 첨부정보를 열람할 수 없다.

- 세무공무원은 과세자료를 조사하기 위하여 과세자료의 제출 및 관리에 의한 법률 제8조, 지방세기본법 제130조 제2항, 제3항 및 제141조에 따라 신청정보 및 첨부정보를 열람할 수 있다.

- 수사기관이 수사의 목적을 달성하기 위하여 필요한 경우라도 법관이 발부한 영장을 제시하지 않는 한 신청정보 및 첨부정보를 열람할 수 없다.

 

열람신청 등기과, 등기소

신청정보 및 첨부정보가 전자문서로 작성된 경우 → 관할 등기과, 등기소가 아닌 다른 등기과, 등기소에서도 열람을 신청할 수 있다.

 

열람신청의 대상

등기신청이 접수된 후 등기가 완료되기 전의 신청정보 및 첨부정보에 대하여는 열람을 신청할 수 없다.

부동산등기규칙의 보존기간이 만료된 신청정보 및 첨부정보에 대하여도 → 삭제인가 또는 폐기인가 전까지는 열람을 신청(5년 경과 후 1년까지)할 수 있다.

 

열람신청의 방법

열람신청인은 등기사항증명서 등 수수료규칙에 따라 수수료를 납부하고, 열람하고자 하는 신청정보 및 첨부정보와의 이해관계를 소명하여야 한다.

대리인이 열람 → 대리권한을 증명하는 서면(법정대리의 경우는 가족관계등록사항별증명서, 임의대리의 경우는 위임장)을 함께 제출하여야 한다.

위임장 → 위임인의 인감증명서(위임장에 서명하고, 본인서명사실확인서 또는 전자본인서명확인서의 발급증을 첨부로 갈음) 또는 신분증 사본을 같이 첨부한다.

교정시설 수용자의 대리인이 등기신청서의 열람을 신청 → 대리권한을 증명하는 서면으로서 수용기관이 확인한 위임장 및 수용증명서를 제출할 수 있다.

 

열람의 방법

서면 → 등기관의 인증이 없는 단순한 사본을 교부 또는 열람업무담당자가 보는 앞에서 그 내용을 보게 하거나 사진촬영을 하는 방법으로 열람하게 한다.

전자문서 → 이를 출력한 서면을 교부 또는 모니터를 이용하여 그 내용을 보게 하거나 사진촬영을 하게 하는 방법으로 열람신 청인이 열람하게 한다.

열람에 제공하는 신청정보 및 첨부정보에 주민등록번호, 부동산등기용등록번호, 개인전화번호, 금융정보가 포함된 때에는 이를 가리고 열람하게 한다.

단, 열람신청인이 이를 알고 있다는 사실을 소명하거나 재판상 목적 등으로 모두 공개될 필요가 있다고 소명한 경우에는 가리지 않고 열람하게 할 수 있다.

 

열람거부에 대한 이의신청

열람을 거부하는 처분에 대하여 관할 지방법원에 이의신청을 할 수 있다. 이의신청서를 해당 등기소에 제출하고, 기명날인 또는 서명하여야 한다.